Đa nhiệm (multitasking) là một xu hướng tất yếu trong cuộc sống ngày nay. Như máy tính được tạo ra để thực hiện nhiều tác vụ cùng một lúc, con người đang dần trở nên đa nhiệm trong hầu hết các hoạt động, với mục đích chính là tiết kiệm thời gian. Thế nhưng, có phải đa nhiệm lúc nào cũng tốt? Bạn có đang đa nhiệm đúng cách và thực sự tăng hiệu suất công việc?
Đa nhiệm là thực hiện hai hoặc nhiều nhiệm vụ đồng thời hoặc liên tiếp trong một khoảng thời gian nhất định. Có hai loại đa nhiệm thường gặp là đa nhiệm kép (dual-task) và đa nhiệm chuyển đổi (task-switching).
Đa nhiệm kép là thực hiện đồng thời hai nhiệm vụ riêng biệt cùng lúc, như là vừa đọc sách vừa nghe nhạc, vừa lái xe vừa nghe điện thoại... Mỗi nhiệm vụ đều cần một tiến trình nhận thức riêng để hoàn thành. Việc thực hiện hai nhiệm vụ cùng một lúc sẽ khiến nhận thức bị quá tải, cũng như phân tán sự tập trung (1).
Đa nhiệm chuyển đổi là thực hiện xen kẽ hai hoặc nhiều nhiệm vụ, tức là mỗi thời điểm chỉ tập trung vào một nhiệm vụ. Ví dụ, bạn làm báo cáo, chuyển sang kiểm tra email, rồi quay lại làm báo cáo... Khi thực hiện đa nhiệm chuyển đổi, chúng ta sẽ có "bước đệm", chuyển sự chú ý từ nhiệm vụ này sang nhiệm vụ khác, được gọi là "chi phí chuyển đổi" (switching cost). Những "chi phí" này bao gồm thời gian và nỗ lực để quay lại tập trung vào nhiệm vụ được chuyển đổi (1).
Chẳng hạn, khi chuyển sự tập trung, từ bản báo cáo qua email, bạn sẽ phải xử lý thông tin về việc "ban nãy mình đã đọc tới dòng nào của email?", "file cần tìm nằm ở luồng mail nào?"...
Dù là đa nhiệm kép hay đa nhiệm chuyển đổi thì khoa học cũng đã chứng minh rằng tiến trình đa nhiệm này có thể làm giảm hiệu suất của các nhiệm vụ, so với khi chúng ta thực hiện chúng một cách riêng biệt (2), (3). Ngoài ra, còn phải kể tới một số trường hợp đa nhiệm có thể dẫn đến hậu quả xấu, như tài xế vừa lái xe vừa sử dụng điện thoại nên mất tập trung khi tham gia giao thông.
Thông thường, nhiều người nghĩ bản thân chỉ đơn giản là đang làm nhiều việc, nhưng trên thực tế, não bộ phải hoạt động rất nhiều để đảm bảo tiến trình đa nhiệm diễn ra một cách suôn sẻ (1), cụ thể một vài bộ phận và chức năng như sau:
Khi kết hợp lại, các chức năng này tạo thành một "đội" liên tục giao tiếp và truyền thông tin để giúp bạn thực hiện đồng thời nhiều nhiệm vụ.
Mặc dù có khả năng đa nhiệm tuyệt vời nhưng não bộ của chúng ta vẫn có giới hạn. Nếu bạn giao cho bản thân quá nhiều việc phải xử lý cùng lúc, não bộ sẽ bị quá tải và không thể hoàn thành tốt các nhiệm vụ.
- Giảm hiệu quả công việc: Đa nhiệm kép làm phân tán khả năng tập trung trong mỗi nhiệm vụ. Đa nhiệm chuyển đổi cần "chi phí chuyển đổi" là thời gian và sự nỗ lực để tập trung trở lại vào nhiệm vụ mới. Do đó, đa nhiệm nói chung được cho là làm giảm hiệu suất của công việc, đặc biệt đối với những việc có độ khó và đòi hỏi sự tập trung cao (2).
- Giảm độ chính xác: Việc phân tán sự chú ý giữa các nhiệm vụ có thể dẫn đến sai sót hoặc sơ suất, vì não có thể gặp khó khăn để duy trì mức độ chính xác ổn định khi phải xử lý nhiều nhiệm vụ cùng một lúc (4).
- Tăng mức độ căng thẳng: Quản lý nhiều nhiệm vụ cùng một lúc có thể gây căng thẳng, sau đó tác động tiêu cực đến trí nhớ. Mức độ căng thẳng tăng cao sẽ giải phóng cortisol, một loại hormone có thể cản trở tiến trình phục hồi và củng cố trí nhớ.
Chẳng hạn, khi bạn vừa làm báo cáo vừa kiểm tra email, bạn liên tục phải nhìn thấy những luồng email không liên quan nằm gần đó, cản trở việc tìm đúng email cần thiết. Não bộ của bạn sẽ phải "nạp" những thông tin thừa, gây khó chịu và gây chậm hoàn thành công việc.
- Suy giảm trí nhớ: Đa nhiệm đòi hỏi chúng ta phải phân tán sự chú ý giữa nhiều nhiệm vụ. Trong tình trạng đó, việc mã hóa đầy đủ thông tin và lưu trữ vào bộ nhớ có thể gặp khó khăn. Hơn nữa, đa nhiệm có thể làm quá tải ký ức hoạt động. Khi bộ nhớ làm việc bị quá tải, việc ghi nhớ và lục lại thông tin chính xác sẽ trở nên khó khăn hơn.
- Giảm khả năng tập trung sâu: Để lưu trữ trí nhớ hiệu quả, chúng ta phải "đào sâu" vào các thông tin. Tuy nhiên, việc đa nhiệm khiến chúng ta phải xử lý từng tác vụ một cách hời hợt hơn, làm cho khả năng truyền thông tin đến bộ nhớ dài hạn kém đi. Do đó, trí nhớ của chúng ta cũng sẽ kém hơn.
Nếu bạn vừa đọc sách vừa lướt TikTok, bạn có thể nhớ "mang máng" mỗi mẩu thông tin, nhưng không thể ráp nối các thông tin bạn đã tiếp nhận được, càng khó có thể đưa chúng vào "kho kiến thức" trong não bộ một cách có hệ thống. Hoặc, với các vụ tai nạn do sử dụng điện thoại, việc nghe điện thoại đã làm giảm khả năng tập trung vào giao thông và điều khiển phương tiện của tài xế.
Tất nhiên, bên cạnh những bất lợi, đa nhiệm vẫn có thể mang lại một số lợi ích nhất định.
- Khả năng thích ứng: Đa nhiệm có thể nâng cao khả năng thích ứng và tính linh hoạt. Tiến trình này giúp bộ não chuyển đổi nhanh chóng giữa các loại nhiệm vụ khác nhau, từ đó, cải thiện tính linh hoạt nhận thức tổng thể về một vấn đề.
- Phát triển kỹ năng: Một số hình thức đa nhiệm đòi hỏi sự phối hợp của nhiều kỹ năng khác nhau sẽ giúp bạn rèn luyện và phát huy những kỹ năng này một cách hiệu quả. Chẳng hạn, bản thân việc đánh máy đã được coi là một kỹ năng đa nhiệm, khi bạn vừa phải gõ phím, tiếp nhận thông tin, kiểm tra các ký tự trên màn hình...
- Hiệu quả trong các công việc thường ngày: Nhìn chung, đối với các công việc thường ngày, đa nhiệm không ảnh hưởng đáng kể đến hiệu suất và thậm chí có thể giúp tăng hiệu quả.
Chẳng hạn, bạn đang trên đường tới buổi họp quan trọng và quyết định không nhận cuộc gọi đến. Khi tới nơi, bạn mới biết đó là cuộc gọi báo hủy buổi họp. Trong tình huống này, đa nhiệm có thể cải thiện hiệu quả.
Tuy nhiên, bạn không nên đa nhiệm kép mà cần phải đa nhiệm chuyển đổi, tức là chuyển đổi giữa nhiệm vụ "lái xe" sang nhiệm vụ "nghe điện thoại". Cụ thể, bạn cần giảm tốc độ từ từ, tấp vào lề đường, đứng ở nơi an toàn và đúng luật, tắt máy xe, sau đó mới nghe điện thoại.
Mang cả mặt tốt lẫn mặt xấu, tác động của đa nhiệm lên trí nhớ có thể khác nhau giữa từng cá nhân, cũng như phụ thuộc vào khả năng nhận thức, độ phức tạp, tính chất cụ thể của nhiệm vụ... Một số người có thể thực hiện đa nhiệm tốt mà không bị suy giảm trí nhớ, nhưng có một số người lại có thế mạnh là tập trung vào một nhiệm vụ tại một thời điểm nhất định.
Do đó, để đa nhiệm một cách hiệu quả, bạn cần áp dụng đa nhiệm một cách tích cực, bao gồm việc tối ưu hóa cách tiếp cận của bản thân khi xử lý nhiều nhiệm vụ, đồng thời giảm thiểu các tác động tiêu cực.
Dưới đây là một số chiến lược giúp bạn đa nhiệm hiệu quả:
Hãy nhớ rằng mục đích của đa nhiệm hiệu quả vốn là để bạn quản lý và hoàn thành các nhiệm vụ một cách hiệu quả. Việc bạn cần làm là tối ưu hóa quy trình làm việc chứ không phải "nhồi nhét", bắt não bộ làm việc quá tải. Việc cân bằng phù hợp và điều chỉnh các chiến lược đa nhiệm phù hợp sẽ góp phần mang lại kết quả đa nhiệm tích cực hơn.
Bạn thấy bài viết thú vị và muốn đọc thêm về Sự Nghiệp?
