Đơn giản hóa công việc phức tạp: 3 mẹo xử lý job "trôi chảy, mượt mà"

Bộ não của chúng ta yêu thích sự trôi chảy

Thuật ngữ "sự trôi chảy" (fluency) được sử dụng nhiều trong ngành marketing và sau đó là "lan rộng" ra nhiều lĩnh vực khác. Bởi lẽ, các chuyên gia đã nhận ra tầm quan trọng của những hình ảnh và thông tin đơn giản - bao gồm các thành phần cốt lõi tạo nên bản sắc doanh nghiệp như tên thương hiệu và logo (1), (2).

Trong các tình huống đời thường hơn, chúng ta có thể hiểu "sự trôi chảy" là "êm", "mượt", "trơn tru"... như là trong lời khen "team chạy dự án lần này mượt đấy nhỉ".

Thật vậy, các nhà khoa học thần kinh đã chứng minh sự tồn tại của yếu tố "trôi chảy" trong nhận thức và xử lý thông tin (cognitive fluency). Cụ thể hơn, những điều dễ hiểu có xu hướng tồn tại trong não bộ của chúng ta lâu hơn và ta cũng yêu thích chúng hơn trong tiềm thức. Một cách tự nhiên, những thông tin có vẻ đơn giản sẽ được não bộ mặc định là "dễ nuốt" hơn, còn những thứ có dấu hiệu rối rắm, phức tạp lại cần nhiều thời gian hơn để bộ não xử lý và phản hồi kết quả (3).

Để kiểm tra ảnh hưởng của sự trôi chảy trong xử lý thông tin, hai nhà khoa học Hyunjin Song và Norbert Schwarz đã tiến hành thí nghiệm về kiểu chữ (typography) đối với trải nghiệm của tình nguyện viên về sự trôi chảy và sự không trôi chảy (4).

Cụ thể, hai nhà nghiên cứu cung cấp tài liệu hướng dẫn cho một nhóm những người tham gia về nhiều đề tài, bao gồm công thức nấu ăn, chế độ luyện tập thể chất... và thay đổi phông chữ từ cơ bản và rõ ràng sang kiểu phức tạp và lạ mắt hơn. Sau khi để các tình nguyện viên đánh giá mức độ khó - dễ đối với các bản hướng dẫn, Song và Schwarz nhận thấy các loại phông chữ khác nhau sẽ ảnh hưởng tới cảm nhận của người đọc về độ khó của nhiệm vụ. Cụ thể, phông chữ càng phức tạp và càng khó đọc, người tham gia thí nghiệm càng cho rằng nhiệm vụ được nêu ra trên bản hướng dẫn càng khó thực hiện.

Nói cách khác, nhóm tình nguyện viên đánh đồng mức độ phức tạp trong cách truyền tải nội dung với thách thức khi thực hiện chính nội dung đó (4).

Không chỉ khiến não bộ trở nên "chăm" xử lý thông tin hình ảnh hơn, sự trôi chảy trong nhận thức còn ảnh hưởng đến những giác quan còn lại. Một nghiên cứu trong ngành bán lẻ về phản ứng của người tiêu dùng đối với những mùi hương xuất hiện trong các cửa hàng đã chứng minh tầm quan trọng của sự đơn giản (simplicity) đối với việc tiếp nhận thông tin qua khứu giác (5).

Các nhà marketing thực hiện bốn nghiên cứu đối với khách hàng ghé thăm các cửa hàng bán lẻ, bằng cách tạo những không gian có mùi hương theo mức độ từ dễ đến khó gọi tên. Sau đó, các nhà nghiên cứu quan sát biểu hiện của khách hàng. Kết quả cho thấy khi tiếp xúc với mùi hương dễ mô tả và tạo cảm giác đơn giản, khách hàng càng có xu hướng tiêu dùng nhiều hơn tại cửa hàng có mùi hương đó (6).

Khi áp dụng tính trôi chảy vào bối cảnh xã hội, có thể thấy rằng việc xuất hiện trong dáng vẻ quen thuộc sẽ giúp chúng ta dễ được quý mến hơn, vì mọi người sẽ dễ "hiểu" chúng ta hơn. Một ví dụ tiêu biểu của tâm lý này là bộ đồng phục của học sinh, nhân viên, hoặc các "dresscode" trong các sự kiện xã hội.

Đối với các tương tác cá nhân, bất cứ điều gì ảnh hưởng tới sự trôi chảy trong tiếp nhận thông tin của người đối diện đều có thể tác động đến cách mà họ nhìn nhận bạn (7).

Nói cách khác, khi chúng ta bắt gặp một cá nhân nào đó có biểu hiện "chơi trội" so với tập thể, não bộ sẽ "lười" đánh giá những thông tin phức tạp liên quan tới cá nhân này. Vậy nên, chúng ta cũng cần lưu ý diện mạo và hành động "hợp người, hợp cảnh".

Tận dụng sự trôi chảy trong nhận thức: Sếp nhàn – nhân viên không chán

Trong mọi mô hình tổ chức, việc thực hiện nhiệm vụ sẽ luôn tồn tại hai vai trò: người giao việc (assignor) và người nhận việc (assignee). Vậy nhưng để người nhận việc tiếp thu đúng và đủ nội dung nhiệm vụ mình cần chịu trách nhiệm, người giao việc cần học cách truyền tải nội dung nhiệm vụ một cách khéo léo, tránh "phủ đầu" bằng sự phức tạp. Nắm bắt được cơ chế hoạt động của não bộ khi tiếp nhận và xử lý thông tin đơn giản, bạn hoàn toàn có thể áp dụng bí quyết tạo nên sự trôi chảy trong công việc để giúp nhân viên hoặc đồng nghiệp đạt năng suất tối đa, thông qua 3 mẹo nhỏ dưới đây:

1. Thay chữ (text) bằng hình (image): Các hình ảnh trực quan (visual) đã được chứng minh là đem lại hiệu quả tiếp nhận thông tin tốt hơn nhiều so với khả năng đọc (readability) đối với các tài liệu, văn bản dài (8).

Nếu bạn muốn hướng dẫn những thao tác mới, giải thích một dự án mới, phân tích một vấn đề khó trước khi giao nhiệm vụ cho nhân viên, hãy dành chút thời gian trực quan hóa những thông tin đó dưới dạng bảng (table), biểu (graph), infographic... với hình ảnh sinh động đi kèm. Một số công cụ hỗ trợ đặc lực có thể kể đến là Power Point, Canva, Miro...

2. Lựa chọn 3 - 5 từ khóa (keyword) cho các đầu việc: Mỗi nhiệm vụ sẽ bao gồm một lượng thông tin nhất định để người nhận việc có thể thực hiện chính xác và hiệu quả. Tuy nhiên, khi lượng thông tin quá lớn, nhân viên của bạn sẽ bị "rối" do não bộ không kịp thời xử lý được dữ liệu đầu vào cùng lúc. Vậy nên trước khi giao việc cho cấp dưới hay đồng nghiệp, hãy luôn ghi ra giấy 3 - 5 từ khóa liên quan đến đầu việc để giúp họ nắm được trọng tâm vấn đề.

Chẳng hạn, khi giao cho một nhân viên kinh doanh đi "khai thác" thông tin của khách hàng, trưởng nhóm sẽ liệt kê sẵn những từ khóa liên quan, bao gồm "mặt hàng muốn mua", "mức tiền có thể chi trả", "mục đích mua hàng"... để từ đó xác định cách thuyết phục khách hàng mua sản phẩm họ thực sự cần từ công ty.

3. Tạo nên sự logic khi trình bày: Não bộ con người tư duy về sự vật, hiện tượng nhanh hơn khi chúng được đặt trong các mối quan hệ mang tính logic, nhân – quả (9). Do đó khi giao việc, thay vì viết ra hàng tá yêu cầu, bạn nên dùng các hình ảnh trực quan kết hợp với hệ thống số đếm, số thứ tự, mũi tên, gạch đầu dòng, dấu suy ra...

Những thao tác này không đòi hỏi người giao việc tốn quá nhiều thời gian, song lại giúp người nhận việc trở nên hào hứng hơn khi yên tâm được "chỉ đường dẫn lối" đến đúng kết quả, mục đích sau cùng. Đồng thời, điểm mấu chốt của những điều này là giúp người quản lý dễ đánh giá chất lượng, hiệu quả công việc hơn.